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会务工作怎样安排才合理
发布日期:2021-1-13   点击次数:25

了解会务内容和践行接待礼仪,对于做好接待工作具有极其重要的意义。下面是长沙会务服务公司为大家搜集的。希望可以帮助到大家!:会前工作:安排议题。各级党政机关的例会、办公会都有议题。议题的安排工作有三种情况:一是领导确定题目,由会务工作人员向有关部门收集议题材料;二是领导已签批了很多议题,由会务工作人员根据轻重缓急提出安排,会务工作主要放分三个阶段的安排,以下长沙会议策划公司为大家解答。

   会前工作
 
  1安排议题。各级党政机关的例会、办公会都有议题。议题的安排工作有三种情况:一是领导确定题目,由会务工作人员向有关部门收集议题材料;二是领导已签批了很多议题,由会务工作人员根据轻重缓急提出安排建议供领导审定;三是由会务工作人员根据一个时期的中心工作,主动向有关方面询问、收集议题,然后报领导审定。
 
  为了保证会议的质量和效率,凡是提交会议讨论的议题,事先要做好充分的准备工作,否则不能列为议题。如各级政府常务会、办公会的议题,会务工作人员应审查是否具备以下几个条件:
 
  凡涉及到几个部门的,提交前主办单位应与有关部门会商,尽量取得一致意见,不一致的,要书面说明情况,并提出倾向性的意见。
 
  属于工程建设、引进项目和技术措施等问题,必须请有关部门组织专家进行认真论证,拟定可行性方案。
 
  属于工作汇报,要有简要的汇报提纲。汇报内容要开门见山,突出重点,言简意赅,最多不超过2000字。
 
  属于政府规范性文件,事前必须提交市政府法制办审核。
 
  议题确定后,要根据每个议题参会人数将相关材料打印一定份数,在会前分送与会人员阅读,以便准备意见。
 
  2制定会议方案。一般日常办公会不需要制定方案。组织内容和形式比较复杂或规模比较大的会议必须制定文字方案。
 
  基本内容概括起来有:组织会议的指导思想。会议名称会标、会议时间和期限、会议地点、参会人员范围、会议日程、会议议程、会议入场证件的印制和分发、会场布置要求、主席台的设置及人员名单、会议的组织领导及其分工、安全保卫、后勤服务工作的安排、新闻报道。各种代表大会的方案中还应包括选举投票方案;各种表彰大会的方案中应增加组织发奖和领奖的内容;各种典礼的方案中要有一定的典礼仪式内容;有的会议需要举行集体摄影活动的,方案中亦应加以安排。
 
  3制发会议通知。会议通知内容必须具备以下几个要素, 即会名、会议时间和期限、地点、会议主要内容、参加会议人员范围、入场凭证和筹办会议的联系单位、电话。会议的食宿、交通工具、需携带的文件和其它特殊要求,应视需要写入通知。会议通知发出后,还应跟踪落实,用电话与参加会议单位或人员联系,了解对方是否接到通知,能否如期出席,以作出相应的安排。
 
  4布置会场。会场布置要根据会议内容需要而定。总的原则是讲究气氛、方便开会。
 
  会场气氛。庆祝、欢迎会,会场布置要反映出热烈的气氛;履行法定程序的会场要布置得庄严;座谈会会场要显得气氛和谐;工作会、报告会会场布置要简单朴实。
 
  主席台的设置。一般来讲,各种代表大会和其它大型会议会场设主席台,与代表席成面对面的形式。一般工作会议不设主席台。设主席台和组织大会发言的会议需设讲台,讲台面向代表席。
 
  座位的摆放形式。要根据会议内容和人数以及会场容量而定。常见的摆法,以作报告、大会发言为主的会议,一般摆为长方形,代表席面对主席台或讲台;以讨论问题为主的会场应摆为方形、园形、蹄形,使与会人员面面相对,不明显区分主次,以方便视听,形成民主气氛。
 
  会场布置还包括会场四周装饰性布置,如会标、标语口号的内容、字体和横幅颜色的选择,画像、旗帜的悬挂,花卉的摆法等。此外,会场的音响、照明、温度和通风、卫生、茶水杯盘等设施的配备,以及录音录相设备的装置,都要根据条件一一安排。主席台名次的排列和桌签的放置、话筒的摆设等,也是会场布置中的重要工作。主席台座次,以上主席台人员的职务或社会地位、声望高低排列,最高的排在主席台第一排的正中间,其余按高低顺序,以正中间座位为点,面向会场,依左为上、右为下的原则排列。若有几排座次,其它各排的排位可灵活掌握。座位上要摆放桌签,座次须报领导审定排法见后。
 
  5做好会议接待的各项准备工作,包括联系住宿馆所,分配房间,安排就餐,车辆编号,指定停车地点,设置医疗点,根据与会人员到达的时间和地点安排车辆迎接等。
 
  6搞好会前检查。 会前检查分召开筹备碰头会和现场检查两种形式,主要是根据会议预案逐项检查落实,发现问题,及时采取措施予以解决。重要或大型会议活动,必要时还应就某个环节或局部进行演习。
 
  :会间工作
 
  1组织签到。组织好会议签到,可以及时了解到会人员情况,准确统计到会人数。一般是由会务工作人员事先准备好签到簿或签到表,参加会议人员进入会场时在上面签署自己的姓名,有的还要填写单位和职务,同时还要领取相关会议材料。
 
  2做好联络、协调工作。一是要及时掌握会议动态,收集会议反映,供会议主持人或会议工作负责人分析、研究用;二是要安排会议值班,保证会议各项联络不中断;三是对会间发生临时变动,如调整日程、议程、议题,增加会议人员,其它特殊情况和临时动议,会务工作人员要根据情况,积极采取应急措施,做好临时调度工作。
 
  3作好会议记录。会议记录真实地记载了会议情况,客观地反映了会议内容和进程,是日后分析、整理有关材料,检查会议决定事项执行情况的依据和凭证,也是重要的文书档案。
 
  4写好会议简报。会议简报是在会议进程中,为了反映和交流情况,推动会议的发展,提高会议的质量而印发的一种文件。会议简报的写法有两种,一是报道式写法,即由编写者将情况综合后,选取有价值的部分,用新闻报道的形式,反映会议全局或局部的进展情况。二是转发式写法,这种会议简报往往用于节录某代表的发言、照登某代表意见或倡议。简报编写者“转发”这些发言时,往往加上简短的“按语”。
 
  :会后工作
 
  会议结束后会务工作人员主要做好以下几项工作:
 
  1清退文件。会议确定收回的文件资料, 要及时组织清退,绝密、机密文件应按有关规定办理清退手续。
 
  2整理会议记录。会后记录人员要对会议的原始记录稿进行整理,重要的会议还要核对录音。对会上没有听清记全的地方,要及时找有关人员核对查实。使用
 
  录音机录音的,会后要及时翻整。整理的记录要求内容完整、准确,字迹工整。会议记录应使用专用记录纸或记录本,整理记录稿必须使用钢笔或毛笔,不能使用铅笔、圆珠笔和其它不合要求的笔。
 
  3编写会议纪要。会议纪要是在会后整理中形成的文件, 目的是把会议的精神、议定事项、作出的决定传达给群众或有关方面,使之贯彻执行。